De overeenkomst


1. Deze algemene voorwaarden zijn onderdeel van alle behandelingsovereenkomsten tussen Orthocenter B.V en de patiënt of de wettelijk vertegenwoordiger, hierna te noemen “u”. U ontvangt deze voorwaarden wanneer u met ons een behandelingsovereenkomst sluit.


Behandeling en informatie


2.1 Na het vooronderzoek en voordat we u verder behandelen, ontvangt u schriftelijke informatie over de aard van de behandeling, de behandelduur en de verwachte kosten. Door de kostenbegroting te ondertekenen, gaat u akkoord met het behandelplan, de geschatte behandelduur, de verwachte kosten en deze algemene voorwaarden.


De medische vragenlijst moet voor de start van de behandeling ingevuld zijn.


2.2 Wanneer we uw behandeling moeten wijzigen of wanneer onverwachte complicaties tijdens de behandeling optreden, informeren we u hierover mondeling en/of schriftelijk tijdens of voor uw eerstvolgende afspraak. Als u daarna de behandeling ondergaat, gaat u akkoord met deze wijziging. Wanneer de verwachte kosten door de aanpassing in uw behandeling met meer dan 15% stijgen, ontvangt u een nieuwe kostenbegroting. We vragen u om deze nieuwe kostenbegroting te ondertekenen. Daarmee gaat u akkoord met de nieuwe kosten en vervalt de oude kostenbegroting.

Let op: wanneer de kosten wijzigen door een gewijzigde tariefbeschikking van de Nederlandse Zorgautoriteit ontvangt u geen nieuwe kostenbegroting.


3. AAan onze inschatting van de behandelduur en de verwachte kosten kunt u geen rechten ontlenen. U ontvangt deze informatie zodat u weet waar u aan toe bent.


4. Op www.orthocenter.nl vindt u informatie over de verschillende soorten behandelingen, de gang van zaken tijdens de behandeling en de risico’s van de behandeling.


5.1 Om u te kunnen behandelen, hebben wij uw gegevens nodig: uw volledige naam, adres, woonplaats, verzekeringsgegevens, BSN-nummer, telefoonnummer, telefoonnummer van de wettelijk vertegenwoordiger wanneer u minderjarig bent en uw e-mailadres. Deze gegevens ontvangen wij van u bij uw inschrijving of bij uw eerste bezoek. U bent tijdens het eerste bezoek wettelijk verplicht om u te legitimeren en uw zorgpas te tonen. Ontvangen wij niet al uw gegevens bij uw eerste bezoek, dan kunnen we u hiervoor administratiekosten in rekening brengen. Wanneer uw gegevens wijzigen, moet u de nieuwe gegevens zo snel mogelijk schriftelijk aan ons doorgeven of via Mijn Orthocenter wijzigen.


5.2 Wij vinden het belangrijk om u te informeren over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn. U leest dit terug in ons privacybeleid, te vinden op orthocenter.nl.


6. U kent de huisregels van Orthocenter en u respecteert deze.


7. Bent u buiten Orthocenter in behandeling (geweest) en wilt u vanuit eigen initiatief uw behandeling voortzetten bij Orthocenter, dan geeft u Orthocenter via een ondertekende akkoordverklaring toestemming om contact op te nemen met uw huidige/vorige behandelaar om informatie over uw behandeling op te vragen. Orthocenter behoudt zicht het recht voor om af te zien van het overnemen van de behandeling.


Wanneer wij besluiten om uw behandeling over te nemen, dan ontvangt u een nieuwe kostenbegroting en een aangepast behandelplan. De afspraken die u met uw vorige behandelaar heeft gemaakt over de kosten, gedane betalingen en het aantal behandelingen gelden niet voor het vervolg van uw behandeling bij Orthocenter.


Als uw behandeling bij uw huidige/vorige behandelaar is afgerond en u vanaf de retentieperiode bij Orthocenter in behandeling komt voeren wij de nacontroles en/of reparaties uit. Orthocenter geeft in dit geval geen garantie op relapse (verschuiving van de tanden na de orthodontiebehandeling). Orthocenter geeft dan alleen garantie op controles en/of reparaties die door Orthocenter zijn uitgevoerd. Deze garantie is maximaal 3 maanden geldig.


8. Kunt u niet naar een afspraak komen? Dan moet u dit uiterlijk 24 uur voor de behandelingsdatum telefonisch, per e-mail of via Mijn Orthocenter aan ons doorgeven. Behandelingen die op maandag gepland staan, moeten uiterlijk zaterdag voor 14.00 uur worden verzet. Geeft u dit één keer niet op tijd door, dan brengen wij u geen kosten in rekening. Mocht het nog een keer voorkomen, dan brengen wij u de gereserveerde tijd wel in rekening. Bij korte afspraken die een kwartier duren brengen wij u €21,78 in rekening. Bij afspraken die langer dan een kwartier duren brengen wij u €43,56 in rekening.


9.1. Door het ondertekenen van de kostenbegroting gaat u automatisch akkoord dat Orthocenter wanneer nodig uw gegevens deelt met uw tandarts of andere mondzorgverlener. Wij geven de status van de behandeling door, de foto’s van uw gebit en wij informeren uw mondzorgverlener wanneer de mondhygiëne onvoldoende is en het eindresultaat van de behandeling in het geding komt. Deze informatie sturen wij altijd via een versleutelde e-mail toe en dit doen wij alleen om een voorspoedige behandeling te garanderen.


9.2 Orthocenter mag de portret- en/of röntgenfoto’s die voor uw behandeling zijn gemaakt voor wetenschappelijke doeleinden gebruiken, tenzij u hiertegen nadrukkelijk schriftelijk bezwaar maakt. U kunt uw bezwaar sturen naar kwaliteit@orthocenter.nl.


Kosten en betaling


10. De kosten die wij u berekenen voor het vooronderzoek en de behandeling zijn vastgesteld door de Nederlandse Zorgautoriteit. U vindt deze kosten in het tariefoverzicht van de Nederlandse Zorgautoriteit en op onze website.


11. Als we hogere kosten hebben gemaakt dan met u afgesproken, maar deze hogere kosten redelijkerwijs noodzakelijk waren, dan zullen we deze kosten aan u doorberekenen.


12. De kosten van de behandeling inclusief techniek- en materiaalkosten worden bij u in rekening gebracht. Wanneer deze kosten niet of alleen gedeeltelijk worden vergoed door uw zorgverzekeraar, bent u de resterende kosten aan ons verschuldigd.


13. Wij sturen de factuur naar uw zorgverzekeraar. Wordt de behandeling niet of niet volledig vergoed, dan ontvangt u een factuur van Infomedics voor het niet vergoede deel. Infomedics verstuurt en verwerkt onze facturen. Voor onze facturen gelden de betalingsvoorwaarden van Infomedics. U vindt deze op de achterkant van elke factuur. U vindt de voorwaarden ook op de website van Infomedics via infomedics.nl (Menu > Informatie over uw rekening > Wat zijn de betalingsvoorwaarden). Wij kunnen altijd beslissen om de facturering uit te besteden aan een andere partij dan Infomedics of om de facturering zelf te regelen.


14. U moet de factuur binnen de gestelde betalingstermijn betalen, behalve als we hierover schriftelijk een andere afspraak hebben gemaakt. Wanneer u het niet eens bent met de hoogte van de factuur, dan moet u toch op tijd betalen. Ook als u een klacht indient over het tarief of de behandeling. Betaalt u te laat? Dan zijn de kosten die verband houden met het innen van de rekening, zoals de rente, voor uw rekening. Bij overlijden, faillissement, beslag of surseance kunnen de verschuldigde bedragen onmiddellijk worden opgeëist. Ontvangen wij een betaling, dan zullen hiervan eerst de kosten en rente worden betaald zoals dat in artikel 6:44 BW staat. Daarna wordt van de rest van de betaling de factuur en de lopende rente betaald.


15. Bij een betalingsachterstand kunnen wij beslissen om uw verdere behandeling te onderbreken of deze pas voort te zetten nadat u het openstaande bedrag betaald heeft, tenzij dit volgens ons medisch niet verantwoord is.


16. Wanneer u niet (op tijd) betaalt of een betalingsachterstand heeft, schakelen we een incassobureau in. De buitengerechtelijke incassokosten zijn voor u rekening en bedragen minimaal € 40,00. Deze kosten komen bovenop het bedrag dat u nog aan ons moet betalen.


17. De hierboven beschreven wijze van declareren van uw behandelingen bij uw zorgverzekeraar, factoring- of incassobedrijf gaan uit van het versturen van gegevens per e-mail of andere digitale vormen van communicatie. Door het ondertekenen van de kostenbegroting geeft u Orthocenter B.V. daarvoor expliciet toestemming. In het kader van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) zullen wij alleen de daarvoor benodigde gegevens gebruiken en bewaren.


18. Wanneer u de behandelingsovereenkomst opzegt, moet u de openstaande facturen en de behandelingen die al hebben plaatsgevonden maar nog niet gefactureerd zijn, gewoon betalen. Ook wanneer u ons vraagt om de behandeling over te dragen aan een andere tandarts of orthodontist, blijft deze verplichting bestaan.


Klachten


19. In onze praktijken verwelkomen wij onze patiënten met een lach en we willen dat ze vertrekken met een lach. Toch kan het voorkomen dat u tijdens uw behandeling ergens niet tevreden over bent en dit aan ons wilt laten weten. Daar luisteren wij graag naar. Van uw feedback kunnen wij alleen maar leren en onze service en kwaliteit verder verbeteren. Op de pagina ‘Tevreden?’ op onze website leest u op welke manier u uw onvrede met ons kunt bespreken. Wanneer u ontevreden bent over de behandeling, dan adviseren wij altijd om dit zo snel mogelijk met uw behandelend arts te bespreken tijdens een persoonlijk gesprek. Als u er samen met uw behandelend arts niet uitkomt, stuur dan een e-mail naar kwaliteit@orthocenter.nl Uw klacht wordt dan door een van onze medewerkers van de Interne Klachtencommissie in behandeling genomen.


Overig


20. Het Algemeen Servicepunt van Orthocenter bevindt zich op het hoofdkantoor. Hier nemen we gesprekken aan die we niet in de praktijk zelf afhandelen. Om u altijd zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, nemen we deze gesprekken op. We informeren de beller voorafgaand aan het telefoongesprek. De opnames worden alleen voor trainingsdoeleinden gebruikt.


Purmerend, april 2019